Siamo noi che controlliamo la tecnologia oppure … 5 piccoli trucchetti.

L’attività frenetica, la tecnologia ed il momento storico che stiamo attraversando stanno portando l’essere umano ad innalzare il proprio stress. Quante “nuove” interruzioni nella nostra normale attività :mentre sto scrivendo questo post mi è arrivato un nuovo sms, un aggiornamento twitter, una richiesta skype, 2 mail e 1 telefonata ! I produttori di software e applicativi fanno a gara per creare nuovi modi in grado di segnalarci ogni aggiornamento con icone, piccoli numerino rossi,  menù a scomparsa, campanelli o suoni dedicati … il tutto rigorosamente in TEMPO REALE

Ma siamo sicuri che ci serva, che ci faccia bene, che non si possa vivere, lavorare e produrre in altro modo ?
E se tutto questo ci distraesse abbassando la nostra produttività ?

Più che mai nel futuro sarà importante sapersi concentrare, darsi delle regole, essere in grado di controllare la tecnologia. Dovrà essere la tecnologia al nostro servizio e non noi al servizio della tecnologia.
Si tratta di ritornare a credere che la differenza la facciamo noi, non gli strumenti che usiamo, di ritornare ad utilizzare la nostra capacità di rimanere concentrati verso i nostri obiettivi.

Ritornando in ufficio osserva la tua giornata tipo e tieni sott’occhio questi piccoli suggerimenti:

1. Stabilisci delle ore di “silenzio”.
La mattina presto è il miglior momento per dedicarsi al proprio core business. Informa i tuoi clienti e i tuoi colleghi che hai deciso di dedicarti due ore di assoluta concentrazione tutte le mattine. Assicurati del loro supporto chiedendo loro di non fissare degli incontri in quelle ore, informandoli che non ti chiamino se non per assoluta necessità, e che non risponderai alle mail immediatamente.

2. Evita qualsiasi “social” per almeno 1 ora
Inizia la tua giornata con almeno 60 minuti dedicati solo al tuo specifico lavoro. Scrivi le tue lettere, definisci i tuoi piani, lavora sulle tue commesse. Non distrarti e rimani focalizzato sul tuo obiettivo per almeno 60 minuti all’inizio della giornata. Non avvicinarti alle mail, al telefono o a qualsiasi social media o social network: No Facebook, No twitter etc etc. Mantieni questi 60 minuti come “tempo sacro”per la tua attività.

3. Lavora prima sulle cose che vuoi finire prima.
Prima inizi una attività prima la potrai passare ad un collega per essere terminata. Potrai utilizzare il parallelismo delle attività e mentre tu starai lavorando su una nuova attività qualcuno starà terminando la prima. Tutto terminerà prima ! Iniziare la giornata con questo stile modificherà anche tutto quello che farai dopo incrementando l’efficienza.

4. Tieni le cose che usi piu spesso vicino a te.
Sembra ovvio, ma lo fai ? Osservati per un giorno, quanto spesso e quante volte devi muoverti per prendere qualche cosa che ti serve ? Risparmia tempo organizzando il tuo ufficio in modo che gli oggetti che utilizzi più spesso siano i più vicini a te. Utilizza lo stesso concetto per organizzare il desktop del tuo computer e organizza le cartelle in modo da aver a portata di mano quelle che usi più spesso. A questo serve il desktop :-)

5. Inizia un nuovo progetto alla fine della giornata.

Tutte le volte che è possible, use l’ultima ora del giorno per fare ordine sulla tua scrivania e inizia un nuovo progetto. L’idea è quella di cominciare a svolgere una piccolo parte di un lavoro più grosso (oppure una grossa parte di un lavoro piccolo) al termine della giornata lavorativa. Il mattino seguente inizierai con un nuovo spirito !
Delinea la tea idea, costruisci una struttura o scrivi la prima bozza di una lettera. Quando avrai fatto terminato prendi un appunto sui prossimi passi da eseguire.
Il mattino seguente non dovrai iniziare da un foglio bianco … e tutto verrà in automatico. (in realtà si tratta di sfruttare la nostre capacità inconsce, approfondirò questa curiosità in un altro post).
Motivarsi è più semplice quando sai esattamente quello su cui vuoi lavorare !

Con queste 5 piccoli trucchi non solo le tue giornate ti sembreranno più leggere, ma avrai voglia che arrivi domani avendo la consapevolezza di sapere già cosa fare :-)

Riprendiamo il controllo delle nostre capacità !

(I 5 piccoli trucchi sono estratti dall’articolo : 5 Strategic Ways To Get More Done In A Workday : Lifestyle :: American Express OPEN Forum.